Cómo digitalizamos el inventario y las ventas de Alphafit con INVY
Soy Nicolas, fundador de Alphafit. Empezamos vendiendo ropa deportiva por Instagram, hace ya varios años, y de a poco fuimos abriendo dos tiendas físicas: una en San Isidro, donde también tenemos el almacén principal, y otra en Miraflores. En algún punto entre la segunda tienda y las primeras colecciones grandes de temporada, nos dimos cuenta de que el negocio había crecido más rápido que nuestra forma de administrarlo.
Durante mucho tiempo llevamos todo en Excel. Cada tienda tenía su propia hoja, y al final del día alguien tenía que juntar lo vendido en San Isidro con lo vendido en Miraflores para saber cómo nos había ido. El cuadre de caja era manual, había que contar el efectivo, revisar los Yapes, revisar las tarjetas, y rezar para que cuadrara con lo que decía el papel. Casi nunca cuadraba a la primera.
Lo que más nos dolía era el stock. Sacábamos una colección de leggings o tops nuevos, la subíamos a las dos tiendas, y en algún momento la hoja de Excel dejaba de reflejar la realidad, porque alguien vendía un producto en San Isidro y nadie actualizaba el número en la hoja compartida, o se hacía tarde y quedaba para "mañana". El resultado era previsible, un cliente preguntando por una talla que en el papel decía que había pero que físicamente ya no estaba, o peor, enterarnos que un modelo se había agotado hace dos semanas justo cuando más se estaba vendiendo, habiendo perdido esas ventas sin darnos cuenta a tiempo.
A eso se sumaba la parte de facturación. Nosotros emitimos boletas y facturas electrónicas, y durante un buen tiempo eso vivía separado del sistema de ventas, vendíamos en un lado y facturábamos en otro, con el trabajo doble que eso implica cuando tienes que cuadrar todo a fin de mes.
Llegamos a un punto en el que ya no tenía sentido seguir así. No fue una decisión de un día, estuvimos viendo opciones por un tiempo, probamos un par de sistemas que se sentían pensados para negocios mucho más grandes o que simplemente no entendían cómo trabajamos acá en Perú, con facturación SUNAT, Yape, Plin y todo eso. Terminamos migrando a INVY, un sistema de punto de venta e inventario, y ya llevamos un buen tiempo trabajando todo el día a día del negocio ahí.
Lo primero que sentimos fue algo simple pero que antes no teníamos, las dos tiendas venden por separado, pero todo cae en el mismo lugar. Ya no tengo que escribirle al encargado de Miraflores para preguntarle cómo va el día, ni esperar hasta la noche para saber el total. Eso solo ya me quitó una preocupación de encima que tenía todos los días.
Con el inventario cambió algo más de fondo, el sistema nos avisa cuando un producto está por agotarse, no cuando ya se agotó. La primera vez que vimos una alerta de stock mínimo en tiempo real, mientras el producto todavía se estaba vendiendo bien en ambas tiendas, fue la primera vez que sentí que estábamos un paso adelante del problema, en vez de enterarnos tarde como antes.
La facturación electrónica también se volvió parte del mismo flujo, emitimos la boleta o factura en el momento de la venta, desde el mismo sistema, sin tener que pasar nada a mano a otra plataforma después. Es de esas cosas que no parecen gran cosa hasta que dejas de tener que hacerlas por separado.
Una parte que no esperaba que usáramos tanto fue el catálogo digital. Armamos el catálogo de la colección actual y lo compartimos directo por Instagram y WhatsApp, que es donde igual nos llegan la mayoría de consultas. Cuando alguien compra por ahí, el stock se descuenta automáticamente del mismo inventario de las tiendas físicas, antes eso significaba que alguien del equipo tenía que acordarse de restarlo a mano, y a veces se olvidaba.
No digo esto porque INVY sea perfecto ni porque no haya tenido que acomodar procesos internos para adaptarnos, cualquier cambio de sistema toma su tiempo, y al principio hubo semanas de acostumbrarnos a hacer las cosas distinto. Pero comparado con lo que teníamos antes, hoy sé cómo va el negocio sin tener que perseguir la información, y eso para mí ya justificó el cambio.
Si tienes una tienda de ropa con más de un local y todavía llevas el inventario en Excel o en cuadernos, sé exactamente por lo que estás pasando, nosotros estuvimos ahí varios años. En nuestro caso terminamos usando INVY, pero lo importante, más allá de la herramienta que elijas, es que en algún momento des el paso. A nosotros nos tomó demasiado tiempo decidirnos.
— Nicolas, fundador de Alphafit
