Cómo Dejamos de Perder Ventas por Quiebres de Stock: Nuestra Experiencia con INVY

Soy Nicolas, fundador de Alphafit. Ya conté en otra nota cómo digitalizamos el negocio en general, pero hay un problema específico que casi nos cuesta más caro que cualquier otro dolor de cabeza administrativo: los quiebres de stock que ni sabíamos que teníamos hasta que ya era tarde.

El problema no era vender poco, era no saber qué teníamos

Llevando el inventario en hojas de Excel, la actualización de stock dependa de que alguien, en algún momento del día, se acordara de restar manualmente lo que se había vendido. En la práctica, eso significaba que el número que veíamos en la hoja casi nunca reflejaba la realidad del almacén en tiempo real.

El momento que nos hizo cambiar de sistema

Sacamos una colección de leggings que se estaba vendiendo muy bien. Tan bien que, sin darnos cuenta, llevaba casi dos semanas agotada mientras nosotros seguíamos promocionándola como disponible. Nadie actualizó la hoja a tiempo. Ese fue el momento exacto en que entendimos que ya no se trataba de un tema de orden interno — estábamos perdiendo ventas reales sin enterarnos.

Cómo cambió esto con un sistema de inventario en tiempo real

Migramos a INVY, un sistema de punto de venta e inventario pensado para cómo se trabaja realmente en Perú —con Yape, Plin y facturación electrónica SUNAT integrados desde el mismo flujo de venta, no como un parche aparte. La diferencia más grande no fue una función específica, fue algo más simple: el número de stock que veo en pantalla es el número real, en el momento en que lo veo, sin que nadie tenga que actualizarlo a mano.

Las alertas que nos adelantaron al problema

Lo que más cambió nuestra operación del día a día fue algo que antes ni existía para nosotros: alertas de stock mínimo mientras el producto todavía se estaba vendiendo, no después de que ya se agotó. La primera vez que vi esa alerta llegar a tiempo, mientras aún había unidades y todavía podíamos reponer sin perder ni un día de venta, entendí la diferencia real entre reaccionar tarde y adelantarte al problema.

El catálogo digital que resolvió otro dolor que no vimos venir

Compartimos el catálogo actual directo por Instagram y WhatsApp, que es donde nos llegan la mayoría de consultas de todas formas. Lo que no esperábamos es que el stock se descuenta automáticamente del mismo inventario que usamos en tienda física — antes eso dependía de que alguien se acordara de restarlo a mano después, y a veces simplemente no pasaba.

Lo que le diría a cualquiera que todavía lleva el inventario en Excel

Si tienes una tienda de ropa y todavía dependes de una hoja de cálculo para saber qué tienes disponible, probablemente ya perdiste ventas sin darte cuenta — nosotros lo hicimos durante mucho tiempo antes de cambiar. No necesariamente tiene que ser INVY lo que uses, pero si vendes en Perú y necesitas algo que realmente entienda cómo se paga y se factura acá, vale la pena que lo revises.

— Nicolas Valle, fundador de Alphafit